電子帳簿保存法の事務処理規程 — 国税庁ひな形の埋め方と、30秒で作れる無料ジェネレーター
メールやWebで受け取った請求書・領収書をフォルダで保存している場合、電子帳簿保存法では「改ざんしていないこと」を示す方法として、訂正・削除を防止する事務処理規程を作って守ることが認められています。タイムスタンプや専用システムを使わない人にとって、いちばん手軽な方法です。国税庁がひな形を公開しているので、中身をゼロから考える必要はありません。下のジェネレーターで、空欄を埋めた規程をそのまま作れます。
事務処理規程を作る（無料・入力30秒）
名前と日付を入れると、国税庁のひな形の空欄を埋めた規程を Word ファイルで出します。入力内容はこのブラウザの外に送られません。
出典：国税庁「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例／個人事業者の例）」（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm）を加工して作成。入力欄の内容を差し込み、法人の例は項目を選択式にしています。国税庁が作成したものではありません。
事務処理規程とは何か、なぜ要るのか
電子取引データ（メール添付のPDF、Webからダウンロードした領収書など）を保存するときは、次の2種類の要件を満たす必要があります。
| 要件 | 中身 | フォルダ保存の人の現実的な満たし方 |
|---|---|---|
| 真実性 | データが改ざんされていないこと | 事務処理規程を作って守る（このページ） |
| 可視性 | 見られること・探せること | ファイル名に「日付_取引先_金額」を入れる（ルール） |
真実性の満たし方は「タイムスタンプを付ける」「訂正削除の記録が残るシステムを使う」「事務処理規程を備え付けて運用する」などから選べます。会計ソフトの証憑保存機能を使っていない人は、規程が最も費用のかからない選択肢です。国税庁の一問一答（問33）でも、この規程のサンプルを国税庁サイトで提供していると案内されています。
売上5,000万円以下で検索要件が免除される事業者でも、真実性の要件は免除されません。ここを見落としている人が多いので注意してください。
個人事業主と法人、どちらのひな形を使うか
| 個人事業者の例 | 法人の例 | |
|---|---|---|
| 長さ | 前文＋2項目、A4で半分ほど | 全10条、A4で2枚ほど |
| 書き込むところ | 施行日だけ | 会社名・管理責任者・処理責任者・電子取引の範囲・保存期間・保存場所・施行日 |
| 訂正・削除の手順 | 申請書に記録して保存 | 処理責任者が申請 → 管理責任者が承認 → 完了報告 |
ひとり社長の法人でも「法人の例」を使います。その場合、管理責任者と処理責任者に同じ名前（代表者）を書いて問題ありません。
作ったあとにやること
- 保存する：印刷して手元に置くか、PDFにして請求書と同じフォルダ（年度フォルダの直下など）に保存します。規程は「備え付ける」もの（一問一答 問19）で、税務署に提出するものではありません。税務調査で提示を求められたときに出せるようにしておきます
- 守る：保存したPDFの中身は編集しない。ファイル名の変更は訂正・削除に当たらないので、電帳法リネームで名前を整えるのは問題ありません
- やむを得ず差し替えるとき：取引先から訂正版の請求書が来た場合などは、規程の「取引情報訂正・削除申請書」に日付・取引先・理由を書いて一緒に保存します（ジェネレーターのWordファイルの2ページ目が申請書の様式です）
よくある質問
国税庁のひな形をそのまま使ってよいのですか
使えます。国税庁サイトのサンプルは公共データ利用規約に基づき利用できます。ただし自社の実態（保存場所、担当者、電子取引の範囲）に合わせて書き換えることが前提です。ジェネレーターはその書き換えを入力欄で行う仕組みです。
押印や署名は要りますか
法律上の要件ではありません。社内規程として整えたい場合は、制定日と代表者名を末尾に書き足すと形が整います。
規程を作っていないと罰則がありますか
要件を満たしていない保存は、青色申告の承認取消しの判断材料になり得るほか、データの証拠力が問題になる可能性があります。作成に費用はかからないので、作っておくのが無難です。
ファイル名の付け替えは、手作業でなくても済みます
「電帳法リネーム」は、請求書・領収書のPDFを置くだけで 取引年月日・取引先・金額 を読み取り、20260921_㈱霞商店_110000.pdf の形に一括で付け替えます。処理はブラウザの中だけで行い、ファイルはどこにも送信されません。累計30件までは無料です。